Hinweis zur Datenverarbeitung

Vorrangig gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der Webseite www.solms.de; diese Datenschutz-Hinweise stellen lediglich eine Ergänzung, bei Einsatz des Ratsinformationssystems, dar.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Das umfasst folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Tel, eMail)
• Nutzungsdaten (z.B. abgerufene Sitzungen/ Tagesordnungspunkte)
• Bankdaten (z.B. Bankverbindung)

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Stadtverwaltung Solms
Oberndorfer Str. 20, 35606 Solms
Telefon 06442 910-0
stadtverwaltung@solms.de

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist unter der o. g. Anschrift, zu Händen Datenschutzbeauftragter, beziehungsweise unter der E-Mail-Adresse datenschutz@solms.de erreichbar.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Das Ratsinformationssystem ist in erster Linie ein Informationsmedium für Mandatsträger und sonstige interessierte Personen, die sich über Sitzungen, Niederschriften und Mandatsträger bzw. Gremien beim Verantwortlichen informieren möchten.

Bei einem Aufruf des Ratsinformationssystems ohne Login Daten erhalten die User nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten auf den ungeschützten Bereich (u.a. werden hier nur die Sitzungstermine inkl. Überschriften bzw. Niederschriften der öffentlichen Tagesordnungspunkte (TOP), sowie die Mandatsträger des Verantwortlichen mit Ihren hinterlegten Daten (Selbstbeschreibung, Funktion, Partei-, Fraktions- bzw. Gremiumszugehörigkeit) angezeigt.

Registrierte User (ausschließlich zugehörige Mandatsträger) erhalten nach Anerkennung einer entsprechenden Nutzungsvereinbarung vom Verantwortlichen Zugriff auf den geschützten Bereich des Ratsinformationssystems mit zusätzlichen Inhalten (nichtöffentliche TOPs, sowie alle weiteren vom Verantwortlichen zur Verfügung gestellten und freigegebenen Unterlagen zur Vorbereitung auf die Sitzungen, zur Recherche in Niederschriften inkl. einer Kommentarfunktion, eines Dateiuploads und einer Benachrichtigungsmail-Funktion über neue Sitzungsinhalte).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe gem. Art. 6 Abs 1 (e) DSGVO. Sollten Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, so erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 6 Abs 1 (a) DSGVO. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auch im Einklang mit § 10 Abs. 3 der Geschäftsordnung für die Stadtverordnetenversammlung und die Ausschüsse der Stadt Solms.

3. Kategorien von Empfänger, Weitergabe personenbezogener Daten, Drittland
Innerhalb der Stadtverwaltung Solms erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Das gilt auch für von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen. Personenbezogene Daten werden von uns an Dritte nur übermittelt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist.

Im Übrigen werden Ihre Daten nur dann weitergegeben, wenn hierzu eine sachliche Notwendigkeit oder rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie darin eingewilligt haben.

Eine Datenübermittlung, insbesondere im Wege von Administrationszugriffen an Stellen bzw. Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittland-Übermittlung) findet nicht statt.

4. Dauer der Speicherung bzw. Löschung personenbezogener Daten
Wir speichern die Daten, solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck (z.B. Dauer Ihrer Mandatsträgerschaft) benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung gelöscht. (Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung). Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und wir Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

5. Betroffenenrechte / Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO). Ferner besteht ein Widerspruchsrecht (Art 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung, soweit diese nicht ausschließlich zur Aufgabenerfüllung erfolgt; ein Recht auf Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) der von Ihnen bereitgestellten Daten.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadtverwaltung Solms (Kontakt: s. unter Verantwortlicher), ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde, den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, zu wenden.

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, ist diese stets zukunftswirksam widerruflich.

6. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Zurverfügungstellung Ihrer Daten ist für die Nutzung des Ratsinformationssystem notwendig. (z.B. Registrierung der namentlich benannten Mandatsträger, damit diese Login Daten auf den geschützten Bereich erhalten; Benachrichtigungsmails, usw.). In bestimmten Fällen müssen Daten auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erhoben bzw. zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Nutzung/ Freischaltung ohne Bereitstellung dieser Daten ggf. nicht möglich ist.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung
Das Ratsinformationssystem nutzt keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.